Bokföring i stiftelser

Enligt bokföringslagen finns en skyldighet för stiftelser som är bokföringsskyldiga att:

• löpande registrera samtliga affärshändelser i grund- och huvudbok
• se till att det som underlag för varje bokföringspost finns en verifikation
• se till att det finns systemdokumentation och behandlingshistorik, det vill säga, information som gör det möjligt att förstå bokföringen.
• avsluta räkenskapsåret med en årsredovisning
• arkivera och bevara all räkenskapsinformation i sju år samt
• fullgöra bokföringsskyldigheten enligt god redovisningssed.

Den som ingår i styrelsen för stiftelsen eller är förvaltare är personligen ansvarig för stiftelsens bokföring. Detta gäller även om bokföringen lagts över på en anställd eller en redovisningsbyrå. I detta ansvar ligger att kontrollera dels att bokföringen upprättas samt att det inte föreligger stora brister eller felaktigheter.

När blir en stiftelse bokföringsskyldig? Stiftelser är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen om man bedriver näringsverksamhet. Stiftelsen är också bokföringsskyldig om värdet av tillgångarna överstiger en och en halv miljon kronor. Bokföringsskyldigheten inträder:

1. från och med tidpunkten för stiftelsens bildande, om tillgångarna då överstiger det angivna gränsbeloppet, eller
2. från och med det kalenderår vid vars ingång värdet av tillgångarna överstiger gränsbeloppet.

Dessutom är insamlingsstiftelser, moderstiftelser, pensionsstiftelser och personalstiftelser alltid bokföringsskyldiga.

Även stiftelser måste upprätta årsredovisning enligt årsredovisningslagen. Undantag finns för stiftelser som får använda sina tillgångar uteslutande till förmån för medlemmar av en viss eller vissa släkter. En årsredovisning ska vara upprättad senast fyra månader efter räkenskapsårets utgång. Årsredovisningen ska i regel ges in till Länsstyrelsen senast sex månader efter räkenskapsårets utgång.

Bokföringsnämnden har tagit fram ett regelpaket, kallat K2, för de företag som är att betrakta som mindre företag och som ska upprätta årsredovisning. K2 omfattar således även stiftelser som ska upprätta årsredovisning och som inte är ett större företag.

För att bli dömd till straff krävs det att bokföringen misskötts på ett sådant sätt att rörelsens förlopp, ekonomiska resultat och ställning inte i huvudsak kunnat följas med ledning av bokföringen.

De vanligaste orsakerna till att någon döms för bokföringsbrott är att:

• årsredovisning saknas eller är upprättad för sent
• bokföring saknas helt eller delvis
• den upprättade bokföringen innehåller så stora brister att förlopp, ekonomiskt resultat och ställning inte har kunnat följas.

Enligt gällande praxis för aktiebolag anses försening eller avsaknad av en upprättad årsredovisning vara ett bokföringsbrott. Enligt denna praxis anses årsredovisningen vara försenad om den inte är upprättad senast 6 månader efter räkenskapsårets utgång. För stiftelser saknas praxis. En årsredovisning anses upprättad när samtliga styrelseledamöter har skrivit under denna.

En stiftelse som inte är bokföringsskyldig och som inte ska upprätta årsredovisning ska fortlöpande föra räkenskaper enligt bestämmelserna i stiftelselagen. Det innebär bland annat att det ska finnas verifikationer över belopp som inbetalats till eller utbetalats av stiftelsen. Räkenskaperna ska avslutas med en sammanställning för varje räkenskapsår. I denna ska det framgå vilka tillgångar och skulder stiftelsen har vid årets början och slut samt årets inkomster och utgifter. Räkenskapsinformationen ska bevaras i Sverige fram till sju år efter utgången av det kalender då räkenskapsåret avslutades.